マルチタスクとは？苦手な人も実践できるマルチタスクのテクニックを解説！

この記事の概要

マルチタスクとは、コンピューター用語「multitasking」が由来の言葉で、複数の作業を同時並行、もしくは短期間で切り替えながら同時進行で行う能力・手法のことを指します。
マルチタスクを実現させるためのポイントは、以下の4つです。

• タスクを整理し優先順位を決めて処理する
• 時間を区切ってタスクを割り振る
• タスクを細分化してシングルタスクとして実行する
• タスク管理ツールを活用する

 

ビジネスシーンにおけるマルチタスクとは、複数のタスクを同時並行で処理することを意味します。

マルチタスクの対義語であるシングルタスクとは、「一つの作業を終えてから、次の作業へ取りかかる」ことを指します。
つまり、一点集中型の仕事のスタイルです。

「情報化社会」と呼ばれる現代では、「情報」が諸資源と同等の価値を有し、それらを中心に社会が機能しています。
そのため、人間は一度に多くの情報を処理することを求められます。

加えて、深刻な少子高齢化社会と呼ばれる日本では、常態的な人材不足の問題を抱えています。

このような背景から、一人で複数の業務を同時並行で処理する「マルチタスク」が、目標を達成するためのビジネススキルとして要求されるようになりました。
企業としても、マルチタスクで仕事を処理できる人材の育成に成功すれば、生産性向上が期待できるでしょう。
しかし、マルチタスクに苦手意識を持っている人が多くいるのも事実です。

マルチタスクのメリット・デメリット、シングルタスクとの作業効率の違いや、マルチタスクを成功させるテクニックをご紹介します。
多くのタスクを抱えて悩んでいる人は、ぜひ参考にしてください。

マルチタスクとは

マルチタスクとは、複数の作業を同時並行、もしくは短期間で切り替えながら同時進行で行う能力・手法のことを指す言葉です。
そもそも「マルチタスク」の言葉は、一つのコンピューターが同時に複数の情報処理を行うという、コンピューター用語「multitasking」に由来します。

それが昨今のビジネスシーンでは、複数のタスクを並列進行することを指す言葉となりました。
例えば、「プレゼン資料を作りながらメールチェックする」「ミーティングに参加しながら議事録を作成する」など、言い換えれば「ながら作業」とも表現できるでしょう。

複数の業務を限られた時間内で処理するために、無意識のうちにマルチタスクが恒常化している場合も少なくありません。

マルチタスクとシングルタスク

マルチタスクの対義語が「シングルタスク」です。
シングルタスクは、一点集中型スタイルで作業に没頭することを意味します。

例えば、「会議の最中は会議への参加に集中し、会議が終わってから議事録を集中して作成する」といった仕事のやり方です。
シングルタスクの利点は、他のことに気が散らないため、集中力が途切れることなく作業を行えるところです。

複数の作業を同時並行するマルチタスクが必ずしも優れた手法ではありません。
マルチタスクが不向きな人もいれば、逆にマルチタスクのほうが円滑に仕事をこなせる人もいます。
個人の能力やタスクの性質に合わせて臨機応変に取り組んでいきましょう。

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マルチタスクは効率的か

私たちが「マルチタスクで業務をこなしている」と感じている場合でも、人間の脳はコンピューターのように複数の作業を完全に同時進行できるわけではありません。
多くの場合は、複数のタスクを短時間で切り替えながら処理しています。

例えば、会議に参加している最中にメールを作成すると、会議内容の聞き漏らしやメール内容の誤りが発生しやすくなります。
これは、タスクを短時間で切り替える際に脳に大きな負荷がかかっているためです。

一部の研究では、タスクを並行して行うと、一つずつ着実に完了させるシングルタスクに比べて、完了までに最大40％多くの時間を要するといわれています。

さらに、マルチタスクによって脳が疲弊し、脳の思考や創造性などを司る前頭前野領域の機能が低下するといわれています。

結果として自律神経の乱れなどにつながる場合もあるため、注意が必要です。

タスクの切り替えコスト（スイッチング・コスト）とは

タスクの切り替えコスト（スイッチング・コスト）とは、ある作業から別の作業へ移る際に発生する時間的・精神的な負荷のことです。
マルチタスクでは頻繁に作業を切り替えるため、このコストが積み重なり、生産性低下の原因になることがあります。

例えば、企画書を作成している途中でメール対応を行うと、メール処理後に再び企画書へ戻った際、「どこまで進めていたか」「何を考えていたか」を思い出す時間が必要になります。
このような再集中の時間は短く感じられても、1日のなかで何度も発生すると大きなロスになります。

効率的にマルチタスクをこなすためには、関連性の高い業務をまとめて処理したり、通知を制限したりして不要な切り替えを減らすことが重要です。

マルチタスクが求められる仕事・求められない仕事

マルチタスクが求められるかどうかは職種や業務内容によって異なります。
例えば、プロジェクトマネージャーや管理職、営業職、カスタマーサポートなどは複数の案件や顧客対応を同時に進めるため、マルチタスク能力が求められます。

これに対してプログラマーやデザイナー、研究職などは、高い集中力や深い思考が求められる職種であり、頻繁なタスクの切り替えが作業品質の低下につながるため、シングルタスクのほうが成果を出しやすい傾向があるでしょう。

ただし、どの職種であっても複数の業務を抱える場面は避けられません。
重要なのは、必要に応じてマルチタスクとシングルタスクを適切に使い分けることです。
業務の特性に応じて集中すべき作業と並行して進める作業を整理することで、生産性の向上につながります。

マルチタスクのメリット

マルチタスクは難しいと感じている人も多いと思いますが、要領よくマルチタスクを実行できれば、複数の作業を効率的に進められます。

マルチタスクのメリットは、下記のとおりです。

• 全体像を把握できる
• スムーズなコミュニケーション
• 仕事が停滞しない

詳しく解説します。

全体像を把握できる

マルチタスクで仕事を進めるには、抱えているすべてのタスクの納期や内容などの詳細を把握するステップが不可欠です。

仕事の全体像を把握できれば、進め方を柔軟に調整したり、工夫したりできるでしょう。
問題が発生しそうなタスクを早めに察知しリスクヘッジすることが可能になります。
突発的な課題が発生したときも、早急に対応できるでしょう。

スムーズなコミュニケーション

全体像をいち早く把握することで、上司や同僚、部下、他部署の社員、取引先などとの素早い関係の構築が可能になり、コミュニケーションのスピードが上がります。
マルチタスクで仕事を進めることで、コミュニケーションにおいて先手を打つことができるのです。

タスクは互いに関係していることが多いため、コミュニケーションを円滑にしておかなくては、マルチタスクは立ち行かなくなってしまいます。

仕事が停滞しない

マルチタスクは、短時間であれば集中力を向上させられるといわれており、マルチタスクをスムーズに実行できれば、業務の停滞がなくなるでしょう。

シングルタスクの場合、どうしても他のタスクの進行が止まってしまいます。
マルチタスクは複数の作業を同時進行できるため、多くのタスクを抱えていても、すべてを期限内に処理できます。

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マルチタスクのデメリット

万能のように思えるマルチタスクですが、デメリットの存在も指摘されています。

マルチタスクのデメリットは、下記のとおりです。

• 生産性の低下
• 時間感覚が狂う
• キャパオーバーを招く

詳しく解説いたします。

生産性の低下

前述のとおり、人間の脳は同時に複数のタスクを処理することが苦手であり、複数のことを同時進行で処理しているように見える人は、頭のなかで素早くタスクを切り替えることによってマルチタスクをこなしています。

マルチタスクは複数のタスクを同時進行できるため、一見効率的に見えますが、実際は一つの物事に集中するシングルタスクのほうが作業効率は上がるのです。
タスクの切り替えが積み重なると、前の作業を思い出している時間がロスタイムとなり、トータルではパフォーマンスと生産性が落ちてしまいます。

しかし、ビジネスシーンでは予期せぬトラブルが発生したり、納期の重複により複数の業務を同時並行で進めなければならなかったりするケースがあるでしょう。
その場合はシングルタスクに固執せず、臨機応変にマルチタスクをこなす柔軟さも必要です。

時間感覚が狂う

最新の研究で、マルチタスクは人間の脳に多大なストレスを与えることがわかっています。
慌ただしいマルチタスクを繰り返すことは、タスクからタスクへ何度も考え方や注意を切り替えることです。
すると脳内は、時間を一つの流れとしてとらえられなくなると言われています。

社会学者ジョン・ロビンソン博士は、マルチタスクにより脳に多大なストレスがかかると、脳はまるで時間が「細切れ」になったように錯覚してしまう「時間汚染」に陥ると提唱しています。
「時間汚染」状態になると、時間に対する焦りが増加し、常に時間に追われている感覚になってしまうのです。

「時間汚染」状態が長く続くと心身に大きな負担がかかるため、注意が必要です。

キャパオーバーを招く

シングルタスクは作業プロセスが単純なため、今取り組んでいる作業をいつ終わらせられるか、見当がつくでしょう。

これに対してマルチタスクは、シングルタスクのような感覚で工数の見積もりができません。

結果、キャパオーバーを起こしやすくなります。

また、納期も同時並行で迫ってくるため、一つの作業が滞ると他の作業も滞り、すべての作業が一気に停滞する可能性があります。
納期に間に合うように、さらに多くのタスクを同時進行してしまうと脳が混乱し、悪循環に陥ってしまうことも。

キャパオーバーにならないためには、自分のタスク処理能力を把握し、的確にスケジュール設定することが大切です。

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マルチタスクが苦手な人の特徴

マルチタスクがうまくいけば、多くのメリットがあることがわかりました。
しかし、人間の脳は構造的にマルチタスクができないといわれています。

マルチタスクができているように見えても、実はタスクを目まぐるしく切り替えているだけで、情報を「同時処理」しているわけではないのです。
つまり、マルチタスクが苦手な人は、タスクを上手に切り替えられない傾向がある人のことを指します。

マルチタスクが苦手、不向きな人の特徴は下記のとおりです。

• こだわりが強い
• 完璧主義者
• スケジュール管理が苦手

詳しく説明しますので、自分に当てはまるところがないか、参考にしてみてください。

こだわりが強い

こだわりが強く、一つのことに集中したいタイプの人は、マルチタスクが苦手なことが多いようです。
集中力を意図的に分散させることや、効率を重視して時間配分を決めることが苦手な傾向があるためです。

これは決して悪いことではなく、集中してタスクに取り組めるため、シングルタスクでは大きな成果につながることもあります。
無理にマルチタスクを実行するとミスが増え、本来の実力を発揮できなくなるおそれがあります。

完璧主義者

「失敗したくない」という気持ちの強い完璧主義者の人ほど、慎重に物事を運びたいと思う傾向があるため、マルチタスクとの相性が悪いでしょう。

一点集中で何かに没頭している時に別の仕事が舞い込んでくると、誰しも集中が途切れるものです。
完璧主義者の人は、集中が途切れることに対して不安やプレッシャーを感じやすい特性があります。
その結果、注意力が低下してしまい作業効率が落ちるため、マルチタスクに苦手意識を持ちやすいのです。

完璧主義者は、シングルタスクで物事に取り組んだほうが能力を十分に発揮でき、生産性が向上する傾向があります。

スケジュール管理が苦手

マルチタスクで仕事をこなそうとすると、スケジュール管理が複雑になります。
そのため、普段からスケジュール管理が得意でない人は、マルチタスクでの業務遂行に精神的なプレッシャーを感じるでしょう。

無理してマルチタスクで作業を進めると、常に他の仕事が気になってしまい、目の前の業務に集中できません。結果としてすべての業務が中途半端になってしまう悪循環に陥りがちです。

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マルチタスクを成功させるテクニック

常にシングルタスクで一つの業務に集中できればよいのですが、多くのタスクを抱えているビジネスパーソンは、どうしてもマルチタスクになってしまいます。
マルチタスクがうまくいかないと、前述したようなデメリットの影響を強めることになってしまうため、注意が必要です。

マルチタスクは、考え方やテクニックを学ぶことで、誰でも成功させられます。

具体的なテクニックは、以下の四つです。

• タスクを切り替える「タスクシフト」
• ポモドーロ・テクニック
• 「1×10×1」システム
• パーキングロット思考

詳しく解説します。

タスクを切り替える「タスクシフト」

コロンビア大学によって考案された「タスクシフト」という手法を、ご紹介します。

「タスクシフト」は、外的要因により作業が中断されるのではなく、あらかじめ設定した任意のタイミングで、タスクからタスクへ作業を切り替えるものです。

外的要因によって強制的にタスクがシフト（マルチタスク）することは、脳にとってストレスですが、任意のタイミング（例：Aの作業を30分したらBの作業へ移るなど）でスイッチングする分には、作業効率は向上することがわかっています。

タスクシフトするためには、まず現状で抱えているシングルタスクをすべて書き出す作業が必要です。

長期的なタスクも短期的なタスクも細分化して洗い出し、そのタスク内で1週間以内にすべきことを順序立てて、ピックアップします。

次のステップとして、タスクに時間と重要度の観点から優先順位をつけます。
あとは優先度の高い順に、あらかじめ決めた間隔で、定期的にタスクを切り替えていけば完了です。

ポモドーロ・テクニック

ポモドーロ・テクニックとは、イタリア人のフランチェスコ・シリロによって考案された時間管理術で、「25分間作業を継続したら5分間休憩する」を1セットとしてとらえ、これを繰り返す方法です。

25分を長いと感じるか短いと感じるかは人それぞれですが、時間を区切ることで時間内にタスクを完了させようとする意識が高まり、集中力アップや効率性アップが期待できます。

ポモドーロ・テクニックでは、作業を4セット繰り返したら15分から30分の長めの休憩を取ります。
時間を区切ることで、時間管理しやすくなることが特徴です。

ポモドーロ・テクニックは、1日あるいは1週間単位で作業が計画どおりに進行したか振り返ることで、さらに効果を高められます。

「1×10×1」システム

「1×10×1」システムとは、早く終わる仕事から順番に取り組む方法です。
1分以内で終わる仕事を先に終わらせ、次に10分あれば終わる仕事を完了し、最後に1時間で終わる仕事を実行します。

1分で終わるタスクとしては、スケジュールチェックや簡単なメールの返信などがあるでしょう。
10分でできるタスクとしては、電話連絡や議事録の確認作業などがあります。

メール対応などに追われて気が散ることが多く、集中力が下がる場合は、朝のうちにタスクを分類しておき、できるだけ気が散らないようにコントロールするとよいでしょう。

タスクがどんどん消化されていくため、タスクが山積みになることがありません。
モチベーションや集中力を保つ方法としても有効です。

パーキングロット思考

パーキングロットは「駐車場」の意味で、パーキングロット思考とは業務中に他の仕事や外的要因が入り込んできた際、それをいったん脇に置いて、この業務が終わってから取りかかるといった考え方のことです。

いったん横においた仕事は、思い出せるようにメモを取るなどしておきましょう。
メモを取る程度の短時間であれば、タスクの切り替えのように脳に負荷がかかることはありません。

もちろん、急を要する仕事なのかどうか、見極めることは必要ですが、焦ることなく一つのタスクに集中して取り組むことで、生産性を向上させられます。

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マルチタスクを実現させるためのポイント

マルチタスクが得意な人は、脳内で素早くタスクの切り替えができる人です。
マルチタスクが苦手でも、コツをつかむことでマルチタスクを実現できます。

ポイントは、以下の四つです。

• タスクを整理し優先順位を決めて処理する
• 時間を区切ってタスクを割り振る
• タスクを細分化してシングルタスクとして実行する
• タスク管理ツールを活用する

それぞれについて詳しく解説します。

タスクを整理し優先順位を決めて処理する

タスクは手あたり次第にこなしていくのではなく、優先順位を決めてから取りかかることで効率的に処理できます。

優先順位は、タスクの重要度と緊急度をもとに判断しましょう。
タスクを整理して優先順位を決めることで今やるべきことが明確になり、頭のなかが整理されます。

集中力を保って作業に取り組めるようになるでしょう。

時間を区切ってタスクを割り振る

タスクを処理する際は、あらかじめ時間を区切りましょう。
時間を決めずに取りかかると、すべてのタスクを処理し切れずに、タスクが溜まっていきがちです。

例えば、1日を120分ごとに区切って、120分のなかで処理すべきタスクを割り振っていきます。
タスクを割り振る際は、「メールチェック」と「電話をかける」など、内容が共通するタスクをまとめてこなすようにすると効率的です。

このように期限を定めてタスクに取り組むことで、「時間内に処理しよう」という意識が高まり、効率的な業務遂行が実現します。

タスクを細分化してシングルタスクとして実行する

マルチタスクが得意な人は、素早いテンポで頭を切り替えながらタスクを処理しています。言い換えれば、シングルタスクを短時間で切り替えながら処理しているのです。
そのため、タスクを細分化し、シングルタスクとして実行していくことが、マルチタスク成功のポイントです。

例えば、「会議の開催」のタスクには、「参加メンバーの予定の確認」「会議室の予約」「会議資料の作成」「議事録の作成」といった複数のタスクが含まれます。
タスクを細分化すれば、シングルタスクとして処理していくことが可能です。

タスク管理ツールを活用する

マルチタスクで業務を処理しなければならないときは、タスク管理ツールの導入がおすすめです。
タスク管理ツールを導入すると、複数のタスクを一元管理でき、タスクに漏れや抜けが生じにくくなります。

複数のメンバーでプロジェクトを進めているときは、他のメンバーのタスクが終わらないと自分のタスクに取りかかれない状況が多く発生するでしょう。
特にリモートワークが増えている昨今、メンバーのタスクの進捗状況を把握することが困難になっています。

タスク管理ツールを活用すれば、離れた場所にいても情報共有ができるため、いま何をすれば一番効率がよいのか、すぐに把握可能です。

また、自分やチームメンバーがおかれている状況が明確になるため、仕事を抱えすぎてキャパシティオーバーになることもなくなります。
タスクが多すぎると感じたら、他のメンバーに伝えたり、上司に相談したりすることが可能です。

マネジメントする立場からしても、マルチタスクがうまくいっていないと感じる部下がいたら、すぐに他のメンバーに仕事を振るなど、細かいケアができるようになります。

Jootoでマルチタスクを成功させよう！

マルチタスクも、多くのシングルタスクの集合体です。

マルチタスクを実行するためには、仕事をすべてシングルタスクに分解しなければなりません。

複数のシングルタスクを可視化し、進捗をコントロールすること自体がマルチタスクなのです。

言い換えれば、マルチタスクには、業務のToDoリスト化と優先順位づけ、進捗管理が必須であり、それはつまりタスク管理といえます。

Jootoを利用すれば、効率的にタスク管理できます。

クラウド型プロジェクト・タスク管理ツールのJootoでは、タスクをカードとして書き出し、担当者・納期・優先度をつけることで、タスク量や内容の視覚的な把握が可能です。

情報を入力したタスクはToDoリストとして管理でき、納期などの時系列、担当別にフィルターをかけることで、誰が何をいつまでにやるべきかを見える化できます。

ボードタイプのカンバン方式のみならず、進捗管理に便利なガントチャートとして表示もできるので、個人のみならずチームでタスク管理をする場合にも有効なツールです。

タスクごとにコメント機能が設けられており、タスクにフォーカスしながら情報共有できるため、メンバー間の認識の齟齬を防ぐためにも役立ちます。

テレワーク中の業務効率化をサポートするツールとしてもご利用いただけます。

「AIタスク診断機能」で仕事の好循環を実現

プロジェクトを推進するうえで業務の振り返りは欠かせませんが、主観に左右されやすく、本質的な課題や改善点の特定が難しいのが現状です。

Jootoはこうした状況を解消するため、「AIタスク診断機能」を開発しました。

「AIタスク診断機能」を活用すれば、効率的なタスク管理を実現でき、客観的な分析とフィードバックによって、タスク管理の最適化やチームの連携強化が可能になり、前向きな仕事の好循環を実現できます。

「AIタスク診断機能」には、「AIタスク要約機能」と「AIタスクフィードバック機能」の二つがあります。

担当者へのアドバイス（フィードバック）の表現は「優しい」から「厳しい」まで、要約の粒度は「簡潔」から「詳細」までそれぞれ5段階で選択できるため、用途に応じて使い分けることができます。

 AIタスク要約機能

Jooto上にあるタスクに関連するコメントや進捗記録をAIが統合的に分析し、業務内容や成果を自動で要約する機能です。
これにより、長期間のやり取りや複雑な案件でも全体像を一目で把握できるようになります。

主な用途

• プロジェクト終了後の振り返りミーティングに
• 引き継ぎ資料作成の効率化に
• 過去の類似タスクの参考に

AIタスクフィードバック機能

タスクの進行状況、期限が守られたか、コミュニケーション量などをAIが多角的に分析し、成功要因や改善点をご提案。
プロジェクト全体や個々のメンバーへのフィードバックを提示し、業務改善やチームの成長を促進します。

主な用途

• マネジメントや評価・育成の支援に
• チーム連携やリソース配分の改善に
• タスクの進捗パターンや期限管理の最適化に

「AIタスク診断機能」を31日間無料でお試しいただけるトライアルを実施中ですので、この機会にぜひ、お試しください。

社員のマルチタスク（タスクシフト）スキルを高め、業務効率化を実現したい場合は、ぜひタスク・プロジェクト管理ツールJootoの導入をご検討ください。

よくある質問

マルチタスクについてよくある質問をまとめました。

この記事の監修

華輪匠眞

株式会社PR TIMES 営業チーム

北海道出身。2022年に新卒でPR TIMESに入社。

Jooto事業部の営業チームに配属後、200社以上のお客様への活用提案や、 導入後のお客様への継続的な活用支援を行う。

2021年、PR TIMESに入社。 その他、展示会への出展やCRMツールを活用したインサイドセールス業務 フロー構築なども担当。

趣味は野球、サッカー観戦とサウナ。

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記事のコメント

「マルチタスク」は現代ビジネスで求められがちですが、実は「タスクの高速切り替え」であり、細分化したシングルタスクとして処理するのが成功の鍵です。 やらなきゃいけないことに追われると、焦ったり気持ちが散漫になってしまったりして、普段はしないようなミスで冷や汗をかいてしまったことがある人も多いのではないかと思います。 目の前のひとつに集中して、着実に進捗を積み重ねていきましょう！